在日イタリア商工会議所定款
1. 名称及び所在地
ここに、イタリアとの商関係促進への貢献を目的とした、任意制かつ選挙制を有する団体、在日イタリア商工会議所(以下「会議所」という)を設立し、その本部たる事務所を東京都に置くものとする。
在日イタリア商工会議所は、利益を目的とせず、1970年7月1日付イタリア法第518号の定めに従い設立された団体である。
理事会は日本とイタリアにおいて、会議所を代表する権限を有している。
2. 目的
会議所は、両国の経済関係及び企業間協力の発展に加え、イタリアとの商関係、会員及び経済関係者への支援促進の活動を行うことを目的としている。
会議所は、共同企画及び取組みの実現を通して、イタリア関係機関、商工会議所、企業連合回、輸出促進団体、その他官民を問わず、その他対象団体との関係強化及び協力促進を行う。
会議所は、企業間協力及び商機促進に有用たりうる経済情報の提供を行う。
会議所は次のことを行う：
経済及び商業分野での関係強化とつながるよう、両国の団体、機関、協会、企業、経済及び金融団体との関係促進。
機関誌や広報誌、経済ニュースレター、報告書、カタログ、目録、専門的データベース、会議及びセミナーの開催、メディアへの広告掲載、ホームページ等を通して、コミュニケーション、インフォメーション及び知識の促進活動。
日本市場進出を目指すイタリア企業、イタリア市場進出を目指す日本企業に対し、基礎的なサービスの提供。
経済及び商業活動促進のため、企業向けに支援及びコンサルタント業務の提供。
イタリア企業の日本投資、日本企業のイタリア投資など、企業間の多国間協力の機会について、情報提供を行い、実現すること。
経済文化の普及のため、教育訓練、研修機会を提供すること。
経済代表団向けに特別な支援を行うこと。
これら目的が達成するよう、有用たる活動を行うこと。
会議所は利益を目的とした商業活動を行うことができない。
3. 会員
会議所の会員は、以下の二種とする。
通常会員
オブザーバー会員
市民権を有し、商業活動又はサービス業等、経済活動を行っている自然人に加え、イタリア及び日本の企業、団体、機関、協会は会議所の通常会員となることができる。
イタリアと日本以外の国籍を有する自然人、企業、団体、機関、協会は上記条件を満たしている場合、通常会員となることができる。
通常会員になることを望まない自然人（但し、他の自然人又は法人の代表者としてではなく、専ら個人的な資格に基づく場合に限る）は、いかなる者も、理事会の承認を条件として、居住地と関係なく、会議所のオブザーバー会員となることができる。オブザーバー会員は年度会員名簿に別途設ける部分に記載され、会員総会への出席権及び決議権を有せず、会議所の理事となる資格を有しない。
会員たることを希望する者は、理事会が定める様式の入会申請書を提出するものとし、その入会は、会議所の目的に照らした妥当性及び適合性に基づき、入会資格を審査の上、理事会が決定する。
会議所の入会期間は一年間とし、その後一年更新となる。定められた期間内に年会費が支払われない場合は、自動的に会員資格を失うものとする。
通常会員は議決権及び選挙権を有している。
通常会員は、会頭宛に送付されることを前提に、会員総会及び理事会の議事として議題に載せるよう、提言を行うことができる。
通常会員は、会議所会員総会への出席権及び議決権を有し、会議所の理事に選任される資格を有する。
通常会員は、年度毎に理事会が定める追加年会費を支払った場合は、「通常賛助会員」の資格を取得する（通常賛助会員は、理事会が年度毎に裁量により定めることができる追加的利益を享受する）。
4. 会員資格の停止
法律の定めに従い、市民権を失った者、同権利を再取得していない者は、会議所に入会することができない。
上記条件を満たす会員は、自動的に除名される。
会議所の目的に沿わない会員又はその振舞が会議所の評判及び威信を害するものと理事会が認めた場合に、特別に召集する会員総会において、会員に弁解の機会を与えた上で、出席会員の3分の2の賛成票があった場合、当該会員を除名することができる。
破産手続き申請を行った会員は、会議所から除名される。
5. 年会費
年会費は、年度毎に理事会が定め、請求があった日から三十日以内に納入しなければならない。
年会費の請求があった日から三十日過ぎても年会費が納入されない場合、当該会員は会員資格を失い、会議所との関係を終了するとする。
会議所の事業年度は毎年1月1日から12月31日までとする。
6. 会議所の運営機関
会議所は以下の運営機関を有する。
- 通常会員による会員総会
- 理事会
- 理事会会頭
- 理事会副会頭
- 収入役
- 監事会
- 事務局長
事務局長を除き、これら役職は無報酬であり、選挙で選ばれるものである。任期は二年間、再選可能である。
会員総会及び理事会に、在日イタリア公館の長及び商務担当者を招待しなければならない。また領事、イタリア貿易振興会及びイタリア政府観光局の代表者を招待することもできる。
7. 名誉会頭
駐日イタリア大使は、本人の承認を条件として、会議所の名誉会頭とし、日本における大使としての任期中会議所の名誉会頭を務める。
8. 会員総会
会員総会は少なくとも一年に一回開催される。さらに必要と認められる場合は、その都度開催されることとなる。
会員総会は、会頭、または会頭の代わりに副会頭によって招集される。
会頭が、開催するに相応しいと判断した場合、会員総会を招集することができる。
理事会が会員総会の開催を決定した場合、または少なくとも3分の1以上の会員から要請があった場合、会頭は15日以内に招集しなければならない。
招集通知には、総会の議題、開催日時、場所が記載されていなければならず、また総会開催日の少なくとも15日前までに会員に送付されなければならない。
通常会員総会にて以下のことを行う：
- 理事会及び監事会が作成する年度報告書の討議及び承認。
- 決算書の討議及び承認。
- 予算案及びプロモーション活動計画案の討議及び承認。
- 理事会選挙を行い8名の構成員を選出する。
- 監事会選挙を行い、最大3名までとし、構成員の人数を定めること。
- 理事会及び会員からの提言事項の討議及び承認。
- 定款の追加及び訂正について討議及び承認。
- 会議所の解散について決定。
会員総会は会議所会頭が議長を務める。
会議所の決定事項に出来るだけ多くの会員が参加できるよう、理事会は、電子投票及び郵便投票について検討することとする。投票方法は、その都度理事会が定めることとする。
総会は以下の通り有効に成立するものとする：
招集通知は総会開催日の少なくとも15日前に会員に送付されるものとし、招集通知には開催地、日時及び議題を記載しなければならない。
定められた時間までに少なくとも半数の通常会員が出席していなければならない。この条件が満たされない場合、第2回招集は30分後に行われ、出席した通常会員の人数に関わらず、総会は開催されるものとする。
総会決議は、出席者の投票の過半数によって行われる。可否同数の場合は、会頭の決するところによる。電子投票及び郵便投票が行われる場合は、出席した会員数に加え、電子及び郵便によって得られた票も有効とする。
定款の改正については、会員総会に出席した通常会員の過半数が承認した場合、決議は成立するものとする。また、電子及び郵便投票による決議も含めることとする。
各会員は、書面での委任状により、他の会員に総会に出席してもらうことができる。委任状は1日前までに会議所に送付されなければならない。各会員は、2名以上の会員の代理をすることができない。電子投票及び郵便投票の場合は、委任状を利用することができない。
年会費の支払いを規定通り行った通常会員が投票権を有するものとする。
総会での決議について議事録を作成し、会頭及び事務局長が署名するものとする。
9. 理事会
この定款の規定を保持し、年次総会で有効な議決権のある通常会員によって選出された理事会によってICCJの活動は管理される。
理事会は8名の理事で構成され、2年間の任期で選出されるが、各年次総会で4名の理事が辞任し、4名の新理事と交替しなければならない。
理事には、会頭、副会頭、収入役が含まれ、最大2期連続で理事会の活動を行うことができ、1年間の期間を置いた後、復帰することができる。
理事会構成員に立候補する者は、可能な限り、商業活動やサービス活動のより広い範囲から選出されなければならない。
オブザーバー会員ではない各通常会員は、個人的に理事として立候補する権利があり、通常会員の法的な代表者、または、法的な代表者から指名された代表者であることを条件とする。
立候補者の申し出は年次総会の15日前に事務局長によって書面で提出されなければならず、理事会員の名前と立候補者の必要条件を満たしていることが確認された後、全会員に早急に伝えられなければならない。
新理事会選挙の会員投票の開票結果は、原則に従って過半数による秘密投票で行い最大投票数を得た4名の候補者が選出される。2名以上の同票数の場合、会員は再度投票を行い、最大投票数を得た候補者に決定される。
理事会は、最初の会議にて、会頭、副会頭、収入役を任命する。
理事会は、総会にて特に定めていない全ての権限を有し、会議所の活動を指揮し、事務局長に委任した運営の管理を行う。
理事会は予算案を作成し、総会の際には決算発表を行う。
理事会構成員に欠員が生じた場合、次の総会までを任期として、欠員を補充するため、次点となった会員に引受けを依頼することとする。立候補者が不在の場合、理事会は被選挙権を保持する全会員に立候補を促すこととする。その際、立候補者リストをもとに選挙権を保持する全会員のオンライン投票により決定する。
理事会は入会申請の承認及び除名について決議を行なうこととする。決定事項及び決議に至った理由については、当事者に伝えることとする。
理事会の決定事項は、出席し且つ投票する理事の過半数によって行われる。同数の場合、会頭が決定票を持つこととする。
10. 理事会の決議
理事会は、議題に記載された事項につき決議を行う。
理事会の決議の場合は、次の場合に有効に成り立つものとする。
招集通知は、開催日の少なくとも10日前までに各理事に書面にて送付されること。通知には開催日時、開催場所、議題が記載されているものとする。
会頭に加え、少なくとも過半数の理事が出席すること。会頭が不在の場合は、代わりの者が代理を務めることとする。
決議は投票の過半数によって行い、可否同数の場合は会頭の決するところによる。
1名以上の理事から要求があった場合、決議を秘密投票にて行うことができる。
正当な理由なく、3回連続で理事会に出席しない理事は失職し、代わりの者がその役職に就くこととする。
理事会の決議は議事録に記録され、次回理事会の始めに承認されなければならない。また議事録は会議所にて保管するものとする。
理事会は、定められた日付までに在日イタリア公館を通じて経済発展省に以下の文書を送付する。また在外イタリア商工会議所連合会には直接送付することとする。
- 監事会の報告書を付した予算及び決算の写し
- 前年度からの変更を明記した会員名簿
- 前年度の活動内容及びその成果に関する報告書
- 新規活動計画に関する報告書
- 会議所の構成機関の一覧
11. 会頭
会頭は理事会構成員の中から任命される。会頭は会議所を代表し、会員総会及び理事会にて議長を務める。討議を監督し、投票にて可否同数の場合は、会頭の決するところによる。
3名の理事から書面にて要請があった場合は、15日以内に理事会の招集を行わなければいけない。
理事の業務を活用する権限を有し、1名以上の理事に実務の検討及び懸念事項の決定を委任することができる。
会議所を法的に代表し、理事会決議に基づくその活動を監督・調整し、会議所に作業部会が置かれた場合はその部会長を任免し、かつ当然にその部会員となる。会頭は会議所の資金運営に関し、理事会が定めるところに従い単独又は事務局長と共同で署名権限を有する。
会頭は会議所を代表し、特別な決定や権限を副会頭に委任することができる。
12. 副会頭
副会頭は理事会構成員から任命される。副会頭は、会頭が不在のとき又は職務を行うことができない場合に、会頭の職務を行い、その権限を行使する。加えて、会員総会または理事会から委任された職務もしくは会頭から委嘱された職務を行う。会頭及び副会頭がともに職務を行うことができない場合又は不在の場合は、理事会の中でその職務を行う者について決定する。
13. 収入役
収入役は理事会構成員から任命される。収入役は、事務局長と共に、会議所のすべての資産を保管及び管理・運営し、理事会の指示に基づきその管理上及び財務上の行為を調整する。また、内部監査の実施に加え、事務局長と協力し、理事会の定める方式及び期限に従い年度予算及び定期報告書を作成する。
14. 監事会
監事会は、会計帳簿の監査及び会議所の運営状況を管理する任務を有する。
監事会は、理事会の推薦する会議所外部の者で、職務に適する専門的資質を有するものから会員総会が任命する。監事会は、会議所の会計管理及び賃借対照表の会計帳簿上の記入との整合性を監査する。監事会は理事会が起草する財務諸表及び決算の内容につき通常会員総会に対し意見を提出する。
15. 事務局長
事務局長は、会議所の活動管理を委任されている。
事務局長は、理事会が選任する。議決権を有することなく会員総会及び理事会の会議に出席し、その議事進行に協力するものとする。監事会を除くこととする。
事務局長は、会頭及び理事会と調整を図りつつ、助成金として得られる公的資金の管理について特別な責任を負うため、イタリア政府に対し、会議所の運営管理の委任されている者としてみなされる。
年会費の徴収事務を調整し、会員総会及び理事会の議事録を作成する。事務局長は、その他会頭又は理事会から委託された職務を行う。
事務局長は会議所の人事責任者であり、会頭の指示のもと、組織の管理及び決定事項の実行を行う。
事務局長の責任能力として、会議所の運営管理に関するものについて、会頭とともに署名を行う。
事務局長は会員となることができず、商業活動を行うことができない。給与は理事会が決定する。
1970年に定められた法律518号第5条の定めに従い、新事務局長が就任する場合、会議所は経済発展省に承認申請を行うこととする。
16. その他規定
本定款に従い、会議所組織及び事務所に関する内部規定が定められることとする。
本定款の改正及び追加事項については、予め会員に周知した上で、会員総会にて提出されなければならない。定款の変更が承認された場合、その内容について承認を受けるため、経済発展省に変更内容を送付しなければならない。
会議所の存続期間は無期限である。
会議所の解散については、本提案が規定通り議題に記載され、投票権を有し且つ出席した会員の過半数が決議を行った場合、決定することができる。
解散によって発生する残余財産を、会員が取得することはできない。残余財産はその他の類似非営利団体に譲渡される。
本定款に記載されていない事項については、現地の法律の定めに従うところとする。